投标业绩库——工程建设行业业绩资源管理平台

帆软数据应用研究院 建筑行业高级顾问 吴仲修

大数据建设对于企业的业务发展而言至关重要，无论是辅助领导决策的数据分析，还是规范管理、提高效率的业务系统，都在不同的业务应用需求下发挥着数据本身的“生产力”。本篇文章笔者就来谈一谈建筑施工企业如何利用“数据资源管理”在投标环节中帮助市场部门业务人员提升资质业绩的获取效率，即投标业绩库建设。

在开始正题的长篇大论之前，先为读者解释一下何为“数据资源管理”。如果和本文的主题结合起来理解，资源管理四个字相信大家已经深明其意。工程投标中，承包单位需要向招标单位提供相关建设项目的业绩文件、企业经营的资质材料、项目人员的证书等等，做为自身企业的实例证明，满足评标中的资质要求。对于承包项目建设的乙方来说，管理这些市场投标资源文件就显得尤为重要，即为“资源管理”。那数据的资源管理，顾名思义，就是利用数据化的方式、系统化的建设，线上化的管理以上我们提到的资源。

企业如何用数据的方式来进行投标业绩资源的管理，即是本文要论述的核心问题。

在应用IT化的思维思考业绩库的流程或者关键功能之前，先分析清楚投标业绩资源管理在常规施工企业中的现存问题，才能为我们当前探索该数据应用建设之路插上“指向标”，可以从以下三个视角来进行分分析：

1、一线效率：投标时需提供的资质文件来源部门多，市场人员汇总效率低。如前文做提到，工程建设行业在投标环节承包方需要向甲方提供不同类型的业绩资质材料，但是不同文件分布在不同部门，市场人员进行汇总的时候通过电话沟通的方式进行借调，效率很低，费时费力。

2、项目承接：企业层面资质或业绩不共享，影响大型项目中标。建设单位在工程局或集团层会承接一些对资质或业绩要求比较高的超大型工程项目，这些文件都分散在各二级单位，如果集团总部没有专门的汇总管理平台，在进行文件收集的时候很难做到充分全面，导致投标资质材料提供不足，影响项目评标得分。

3、计划决策：决策层制定投标计划时，没有充分的历史数据依据做参考。集团决策层进行市场战略计划制定的时候，只能根据近两年的业绩完成情况进行规划，无法结合历史项目建设、市场营销的数据做集团的优劣势板块、投标区域运营等精细化数据分析，不利于计划合理性的提升。

针对上面的三个问题，接下来来论述对应的解决思路。

如何提高市场部门业务人员文件获取的效率呢？想要让市场部门的业务人员能快速的获取到投标资源文件，首先，要从线下化的沟通借调的低效方式入手解决，用线上系统化的管理方式代替当前的人工沟通，让资源的汇总在平时就不断的积累，建立文件收集的管理流程，不同类型的文件从各部门进行上传审批后，汇集在一起，供市场部门的业务人员在需要时进行查询，做到资源获取的提效。在进行系统审批流程的设计时，从文件类型的角度区分，项目类的业绩文件往往需要进行分公司和集团层级的审核确认才能进行资源收录，而且经营类资质、人员资质，可以由对应业务部门进行直接上传，关键流程如下图：

其次，在系统设计的时候，不同类型施工企业使用投标文件的逻辑方式也是影响市场部门资源获取效率的关键因素。例如央国企，一般其承接项目以直营为主，那么文件资源的获取对象就是集团本身和二级单位，所以针对该类企业，文件的分类大致按照项目级、人员级、企业级可以更加方便市场人员快速查询；而众多民营企业，项目承接大多数按照联营为主，如果文件的类型按照组织架构的方式来分类管理，就不一定能满足业务人员的应用需求，对于该类型企业，文件按照基本类型诸如工程业绩、集团荣誉、经营类证书、建造师证书、职称证书等划分会更加方便市场部门的使用。到此，笔者从数据系统建设中的两个视角 “流程管理”和“资源分类”进行了问题一解决方式的阐述。

从IT的视角而言，针对问题二资源不共享的解决办法，即是建立资源共享平台，那么这个平台中包含哪些功能才能满足市场部门的应用需求，就是系统建设角度上最需要解决的问题。整体平台架构如下图：

可以分成三个层级来看，从上往下来看，首先是功能应用层，共享平台满足的最基本功能要有五点，分别是资料上传、维护、审批管理、查阅下载与监控考核。前面4类简明易懂，何为“监控考核”呢？其实，在资源管理平台建设完后，针对系统平台使用的规范性监管与考核才是保证市场人员应用质量的关键，除了常规应用流程外，业绩库加入文件材料缺项维护表至关重要，结合不同项目、人员的基本信息，对文件上传的完整度进行数据化监控，显示不同文件的上传状态，让文件管理人员可以清晰的知道不同文件的上传情况，才能保证业绩资源汇总的全面与完整。其如下图：

对于用户的设置也是资源平台建设中的重中之重，及用户操作层。该层面对投标业绩资源库的权限设置做了明确的划分，一方面是针对企业应用对象的范围设置，为集团各文件归属单位以及分公司；另一方面是管理角色的明确定义，除了使用人员外，业绩库的主管理人员和维护人员同样不可或缺，他们才是保证业绩库正常运行的关键。

最后，即是看不见的基础数据层。该层面虽然不涉及人员应用，但是确实整个投标业绩库建设的“地基”，考虑到业绩资源文件在被对应的业务人员检索的时候，需要绑定文件资源相关的基本数据，所以结合不同的资源类型，需要从企业其余业务系统中获取文件相关的数据，设置为查询的标签，才能让市场人员快速的通过它们精确获材料。

通过上面的论述解析，问题一二的数据解决方式已经相对明了，最后是关于企业管理角度，投标决策相关内容的分析。站在资源应用的视角，既然通过之前的建设思路，投标业绩资源管理平台已经收集了大量的项目过程和经营数据，那么数据分析层的设置就必不可少，通过的项目中标文件，我们可以获取市场经营中关键的中标金额、中标数量、中标率等指标，结合集团承接项目不同的工程类型、承包模式等维度，可以进行集团市场承接优劣势板块分析；通过合同中的标签协议毛利率指标，可以进行不同体量项目标前毛利率的区间分析，为后续同类型项目毛利率的设定进行参考； 还可以通过项目的工程文件，做项目分布地图分析，做项目竣工预警分析，帮助市场部门管理者结合集团整体的项目建设进度制定更加合理的市场资源开拓计划，诸如此类的市场数分析还有很多，在这里笔者就不一一论述了，以上即是第三个问题如何利用数据分析帮助领导做合理投标决策的简单阐述。

通过以上三个问题的解决，投标文件业绩库建设思路已经描述的较为清晰，那么本篇文章到此也就接近了尾声，其实工程建设行业涉及到资源管理的业务应用场景，还有非常之多，笔者也希望可以一起和各位同行共同探索，通过数据的应用为企业管理创造出更多的价值场景。